Comment le télétravail peut-il être agile ?

Pour y répondre je vous propose de vous raconter notre expérience au club. Mardi dernier, nous avons, en effet, avec le club, organisé notre premier meetup virtuel.

Un beau travail d’équipe qui a nécessité du temps, de la réflexion, de l’organisation, et qui a été assuré par Stéphane, Thomas, Agnès, Stéphanie, Jean-Luc et moi-même.

Il fallait ça pour pouvoir accueillir 3 groupes de 8. Il fallait ça pour se serrer les coudes, pour se dire que c’était possible, pour se dire que l’agilité n’est peut être pas si incompatible que ça avec la distance…

Qu’est-ce qu’un atelier agile ?

Pour réaliser un atelier agile à distance, il est très intéressant d’utiliser en plus d’un outil de visioconférence, un outil de type “board virtuel en ligne”  (type Retro metro, Mural ).

Ce mardi là, lors de notre atelier, chaque groupe s’est donc retrouvé sur un visio et un board qui lui était propre. Les carrés virtuels de couleur éditables et déplaçables qu’offre le mur virtuel simulaient assez bien les fonctions principales du post-it réel. Nous avions même la possibilité d’écrire de façon privée avant de publier nos post-its pour les rendre visibles aux autres. Cette fonction est particulièrement intéressante car elle permet d’instaurer des temps de réflexion individuelle et collective que l’on retrouve dans tout atelier agile ou d’intelligence collective.

L’exemple de l’atelier Lean coffee

Le format d’atelier Lean Coffee que nous avions mis en place est très bien adapté pour discuter de manière un peu maîtrisée, autour de sujets divers et suivant une thématique donnée. Ce soir là, il s’agissait de discuter autour du télétravail. Le temps était découpé en 3 phases principales : un temps de brainstorming , un temps de priorisation collective des sujets et enfin un temps de discussion.

Pour la phase de priorisation, l’outil “Retro Metro” offre d’ailleurs un système d’attribution de gommettes bien pratique, reproduisant le système de vote à la gommette agile. Pour rappel, le vote à la gommette consiste à distribuer N gommettes à chaque participant pour prioriser. Ces gommettes pourront être collées sur 1 à N post-its qu’il juge le (les) plus important(s).

Pour la phase de discussion, chaque sujet est débatu durant un temps limité à 5 minutes. Le facilitateur a, à sa disposition un timer intégré à l’outil. Chaque sujet peut être prolongé de 2 minutes sur accord des participants. Sinon, on passe au sujet suivant. Ainsi de suite, jusqu’à la fin de la session ou jusqu’à épuisement des sujets.

On voit bien dans cet exemple que l’association de l’outil et du cadrage particulier du facilitateur permet déjà de vivre autrement la distance que si on restait sur une visio conférence simple. La parole est mieux répartie, le temps est rythmé, le consensus est mieux facilité…

Quelle place reste-t-il pour l’individu et les interactions ?

Mais, le fort inconvénient qui subsiste lors d’un atelier agile à distance est que, à moins d’avoir 2 écrans et une bonne bande passante, la “visio” se réduit vite à l’“audio”…

Et donc , la communication, l’émotion se trouvent très limitées et n’auront pour principal canal que celui de l’oralité.

Plus aucun rictus facial ne nous permettra de reconnaître ces états d’âmes si nécessaires à la compréhension de l’autre.

Alors, comment faire pour que, malgré cette contrainte, nous restions dans un cadre agile, où l’on privilégie l’interaction à l’outil (première valeur du Manifeste agile) ?

Pouvons-nous on encore ressentir la tristesse de l’un ou la timidité de l’autre ? Reconnaître la colère ou la joie de certains surtout si elle ne transparaît pas dans la voix ?

Le rôle du facilitateur est encore une fois déterminant pour mieux comprendre cette parole très silencieuse. Aider chacun à s’exprimer par un mot ou par un souffle, son ressenti, sa pensée. Lui donner cet espace de confiance qui lui permettra d’exister dans cette dimension virtuelle.

Mais, est-ce suffisant ?

Sans doute que non. Mais, je pense que malgré tout, ces temps de silence qui peuvent arriver lors des ateliers peuvent avoir autant de sens que la parole ou la vue. Ne parle-t-on pas de “silence qui pèse” et de” silence apaisant” ?  Cela veut bien dire que nous savons communiquer et reconnaître ces émotions silencieuses au delà des sons et des gestes.

Retour d’expérience

Grâce à cette première expérience d’atelier agile virtuel, nous avons pu montrer que l’agilité à distance a du sens.

“Le temps est passé vite”

“l’ambiance était là”

“Merci pour ce bon moment”

“Des échanges intéressants”

Une simple “visio” n’aurait sans doute pas permis d’avoir ce même résultat. Cela aurait été plus compliqué de faire naître autant d’échanges et de mouvements au sein d’un groupe de 24 personnes qui ne se connait pas.

La bonne nouvelle, c’est que nous pouvons aussi faire certainement mieux. La difficulté pour certains à prendre la parole, la difficulté de prise en main de l’outil …sont autant de freins qu’il faudra mieux gérer.

Il nous reste également un autre travail très intéressant à faire sur la posture ! En effet, nous savons qu’il existe une communication invisible et silencieuse offerte par le virtuel dont nous n’explorons pas encore tout le potentiel. La maîtriser, l’interpréter nous aidera à créer des expériences uniques encore plus riches en émotions, même à distance !

Nous saurons que nous la maîtriserons, lorsque, ce jour là, on entendra dire :

“whaou, c’était super, c’était comme si j’avais été présent avec les autres !”.

Et, on se sentira alors complètement agile !

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